6 stappen om data te organiseren als een professional
1. Maak een data inventarisatie
Bij een succesvolle business is organisatie en ordening erg belangrijk. In dit artikel over zakelijke tips, leer je hoe je data op een georganiseerde manier kunt ordenen. De eerste stap in elk plan voor gegevensorganisatie is het maken van een uitgebreide inventaris van uw gegevens. Dit is een belangrijke stap die door veel organisaties over het hoofd wordt gezien. Het maakt niet uit hoe goed u van plan bent uw gegevens te organiseren; zonder een uitgebreide inventarisatie kunt u niet beginnen.
Neem alle informatie op die u zich kunt herinneren over uw documenten, e-mails en bestanden. Van de soorten gegevens die ze bevatten, tot wat voor soort bestand het is, tot hun locatie in het kantoor of gebouw, en hun inhoud. U zult versteld staan hoeveel informatie u zich over een document kunt herinneren wanneer u ernaar gevraagd wordt.
Met een gegevensinventaris maakt u een inventaris van uw gegevens. Met deze inventarisatie kunt u vaststellen waar u gegevens heeft die u moet vinden, en kunt u beginnen met het organiseren van uw gegevens. Bovendien kunt u zien waar u dubbele gegevens hebt op verschillende plaatsen, zodat u kunt beginnen met het verwijderen van die gegevens.
2. Beschrijvende metadata toevoegen
Nadat u uw gegevens hebt geïnventariseerd, is het tijd om beschrijvende metadata toe te voegen. Dit zal de zoekfunctie die de meeste gegevensbeheersystemen bieden efficiënter maken. Door metadata aan uw gegevens toe te voegen, kunt u ze beter vinden en doorzoeken.
Er zijn verschillende soorten metadata die u aan uw gegevens kunt toevoegen. Afhankelijk van wat u met uw organisatie probeert te bereiken, zullen de metadata die u kiest verschillend zijn. Het soort metadata dat u toevoegt, hangt af van de delen van uw gegevens die u beter zichtbaar wilt maken bij het zoeken.
3. Maak een inhoudsopgave
Om je gegevens te helpen vinden, voeg je een inhoudsopgave toe aan je document. Een inhoudsopgave is een lijst van alle koppen en subkoppen in uw document. Dit helpt wanneer u een bepaald onderwerp in uw gegevens probeert te vinden.
Als u bijvoorbeeld op zoek bent naar een bepaald project waaraan een bepaalde werknemer heeft gewerkt, kunt u de gegevens veel efficiënter vinden als ze in een inhoudsopgave staan.
4. Organiseer uw bestanden in mappen
Nadat u uw documenten, e-mails en bestanden hebt georganiseerd in mappen, is het tijd om bestanden te gaan verplaatsen. Als u bestanden hebt die op de een of andere manier op elkaar lijken, is het vaak het beste om ze in dezelfde map op te slaan. Als bijvoorbeeld al uw projectbestanden in dezelfde map staan, maar elk een iets andere naam en een iets ander karakter hebben, dan is het zinvol om ze allemaal in dezelfde map te zetten. Door soortgelijke bestanden in dezelfde map te zetten, helpt u wanneer u een bepaald bestand of onderwerp in uw gegevens zoekt.
5. Classificeer en comprimeer uw gegevens
Als u metadata aan uw gegevens hebt toegevoegd, zult u een trend hebben opgemerkt in de soorten metadata die u hebt toegevoegd. Maar dat is nog niet alles, u kunt ook beginnen met het comprimeren van sommige van uw gegevens.
Door uw gegevens te comprimeren maakt u ze kleiner, zodat ze minder geheugen in beslag nemen wanneer u ze opslaat. Als u gegevens opslaat, passen ze misschien op dezelfde plaats als voorheen. Door compressie te gebruiken kunt u meer gegevens op dezelfde plaats opslaan zonder dat u de locatie van uw computer hoeft te veranderen.
6. Laatste stappen: Update uw metadata en synchroniseer nieuwe bestanden met uw systeem
Met het gegevensbeheersysteem tot uw beschikking kunt u nu beginnen met het organiseren van uw gegevens.
Begin met het bijwerken van uw metadata om alle nieuwe informatie op te nemen die u over uw gegevens hebt ontdekt.
Nadat u uw metadata hebt bijgewerkt, wilt u beginnen met het synchroniseren van uw nieuwe gegevens met uw systeem. Dit kan op verschillende manieren, maar de meest gebruikte methode is via een synchronisatietool.
Vervolgens wilt u het gegevensbeheersysteem dat u tot uw beschikking hebt gaan gebruiken. Zorg ervoor dat u het gebruikt waarvoor het bedoeld is, en dat het u helpt om meer gedaan te krijgen.