Tips voor het kiezen van een CRM-systeem
Een CRM-systeem helpt organisaties om te professionaliseren. Door meer inzicht in je klanten kun je klantrelaties verbeteren en omzet verhogen. Met deze tips ontdek je wat belangrijk is voor jouw organisatie tijdens het kiezen van een CRM-systeem.
Organiseer informatie over je klanten beter
Je hebt nu informatie over je klanten verzameld, maar je zoekt een manier om dat gemakkelijker te doen. Bijvoorbeeld omdat je nu tegen de beperkingen van Excel aanloopt, of je huidige CRM-systeem verouderd raakt. Een nieuw CRM-systeem gaat helpen om jouw bedrijf te professionaliseren. Verzamel alle klantgegevens op één plek. Dit is je bron voor alle contacten die jouw organisatie heeft. Denk aan klanten, relaties, prospect en alle andere relevante contactpersonen. Jouw klantinformatie is de bron voor alle vervolgacties, zoals offertes opstellen, informatie over lopende opdrachten, facturatie, je boekhouding en alle afspraken met deze klant. Waar moet je nu op letten wanneer je overstapt naar een ander CRM-systeem?
Checklist voor een nieuw CRM-systeem
- Inventariseer alle plekken waar je nu klantinformatie bewaart;
- Maak een lijst van klantinformatie die je minimaal nodig hebt;
- Noteer welke personen of teams toegang nodig hebben tot klantinformatie en wat hun wensen zijn met betrekking tot raadplegen, wijzigen, importeren en analyseren van klantinformatie;
- Hoe moeten jouw medewerkers toegang krijgen tot het CRM-systeem? Bijvoorbeeld altijd op kantoor, of ook thuis of via een app;
- Welke tools moeten aansluiten op jouw CRM-systeem? Denk bijvoorbeeld aan e-mail, nieuwsbrieven, offerte, facturatie, boekhouding, etc.
Combineer deze informatie tot jouw persoonlijke checklist voor een nieuw CRM-systeem.
Soorten CRM-systemen
Je hebt keuze uit drie soorten CRM-systemen:
- Best of breed
- ERP-systemen
- All-in-one
Best of breed is een CRM-systeem dat alleen is gericht op jouw klantgegevens. Het zijn de beste oplossingen in de markt voor CRM, maar het heeft geen extra functies. Heb je bijvoorbeeld klantgegevens nodig voor een offerte of je boekhouding, dan heb je hiervoor een koppeling nodig tussen die software, of je moet het handmatig overtypen.
ERP-systemen zijn maatwerk software voor al jouw bedrijfsprocessen, waar CRM slechts een klein onderdeel van is. Vaak staat dit op een server op kantoor. Je kunt een ERP-systeem zo uitgebreid maken als je wilt; van offerte tot je complete boekhouding, documentopslag, je eigen intranet, alles kan. Het nadeel is dat de startkosten van ERP zeer hoog zijn, je altijd consultants nodig hebt voor wijzigingen en het systeem vaak zo complex is, dat je medewerkers niet zonder handleiding kunnen starten.
All-in-one software of SaaS-software combineert het beste van beide werelden: een gebruiksvriendelijk, vaak online CRM-systeem, met extra mogelijkheden. Bijvoorbeeld de mogelijkheden om je CRM, offertes, projecten, urenregistratie en facturatie te combineren in één systeem. Het voordeel daarvan is dat alle klantgegevens op één plek staan. De opstartkosten zijn relatief laag, je kunt zelf aanpassingen doen en medewerkers starten zonder training omdat het intuïtief werkt.
Efficiënter werken met een CRM-systeem
Een voorbeeld van een heel intuïtief, gebruiksvriendelijk CRM-systeem is Simplicate. Met deze software zit je team in een flow van eerste klantcontact tot factuur. Wanneer een klant belt met een vraag, kan je hem snel van de juiste informatie voorzien. Van de status van zijn projecten en facturatie tot planning, budgetten en een chronologische tijdlijn van de contactgeschiedenis. Zo werk je efficiënter en houd je nog meer tijd over voor wat écht belangrijk is; het beste werk leveren voor jouw klanten.