Waarom een digitale bezoekersregistratie?

Niemand houdt ervan om lang te wachten. Zeker niet als het gaat om een klus die binnen een oogwenk geklaard kan zijn. Je registreren als bezoeker kan binnen enkele seconden gebeuren, en minutenlang in de rij staan voor een receptie is dan niet iets wat veel mensen graag doen. Het efficiënt en snel ontvangen van bezoekers kan bereikt worden met een digitale bezoekersregistratiesysteem. Hoe dat in z’n werk gaat en wat de voordelen zijn hieronder voor u opgesomd!

Hoe werkt een digitale receptie?

Wanneer klanten een afspraak maken, krijgen zij een link toegestuurd met een online registratieformulier. Voorafgaand aan het bezoek vullen zij hier benodigde gegevens voor het bezoek in. Er wordt dan als het ware een soort account aangemaakt voor hen. In het bedrijfsgebouw staan digitale receptiezuilen met te scannen Qr-codes. Als een klant het pand dan binnentreedt, hoeft hij enkel een Qr-code te scannen en vervolgens hun vooraf aangemaakte account te koppelen met het registratiesysteem. De klant staat dan geregistreerd in het systeem, en de persoon waarmee hij een afspraak heeft krijgt hierdoor ook een sms of email met het bericht dat zijn bezoeker aanwezig is.

Wat is er ervoor nodig?

Een digitale receptie kan erg simplistisch gehouden worden. Het enige wat er dan nodig is zijn een tablet met Qr-code, een bezoekersregistratie software en een smartphone van de klant zelf.

Wat zijn de voordelen?

Doordat bezoekers voorafgaand aan het bezoek vrijwel alle gegevens invullen wordt er veel tijd bespaart wanneer zij zich registreren in het pand zelf. Dit maakt de registratie dus snel en efficient. Alle geregistreerde bezoekers worden in een systeem gezet. Op deze manier kan in er in het geval van een calamiteit teruggevonden wie er op welk moment aanwezig was. Ook krijgen zowel alle bezoekers als medewerkers in zulke gevallen een melding dat zij het gebouw dienen te verlaten. De systemen voldoen aan alle privacy gerelateerde wetgeving. Hun gegevens zijn dus ten alle tijden beschermd en onbereikbaar voor misbruik.